Automação de vendas para grupo de eventos

Automação de contratos, pipeline e faturamento

Um grupo internacional de eventos em rápido crescimento gerenciava vendas no Pipedrive, contratos no SmartDocs e faturamento no Xero — mas toda passagem entre eles era manual. A CodeLeap construiu a camada de integração que une os três, levando cada negócio do fechamento ao contrato assinado e à fatura no Xero sem que ninguém precise tocar nele.

Automação de vendas para grupo de eventos — estudo de caso: Integração

Do negócio à fatura, no automático.

A CodeLeap construiu a detecção de assinatura de contratos, a criação automática de faturas e o mapeamento de campos entre sistemas, incluindo a divisão automática de um único contrato com vários eventos em negócios separados no CRM, cada um com seu próprio valor e sua progressão no pipeline, sem perder a rastreabilidade até o contrato original.

Nosso cliente é um grupo internacional de eventos em rápido crescimento, com um portfólio de mais de vinte feiras para o consumidor final e eventos B2B no Reino Unido, na Europa continental, no Oriente Médio e em várias grandes cidades dos EUA. Construído ao longo da última década com novos lançamentos e aquisições, o grupo reúne grandes públicos especializados e as marcas que os atendem, com uma equipe comercial que vende espaço de exposição, patrocínio e pacotes de parceria em todo o calendário de eventos. A CodeLeap firmou parceria com eles para automatizar a espinha dorsal operacional dessa área de vendas, conectando CRM, gestão de contratos e contabilidade para que contratos, pipelines e faturas circulem pela empresa sem intervenção manual.

Funcionalidades do produto

Detecção do status dos contratos

O sistema monitora os contratos desde o momento em que são emitidos e detecta automaticamente quando cada um é assinado, atualizando o registro correspondente no CRM na mesma hora. A equipe de vendas não precisa mais cobrar nem conferir manualmente o status da papelada pendente, e a gestão ganha uma visão precisa e em tempo real de quais contratos ainda estão em aberto em todo o portfólio.
Divisão de negócios com vários eventos

Os clientes costumam comprar espaço ou patrocínio em vários eventos sob um único contrato abrangente, o que antes obrigava a equipe comercial a reconstruir os detalhes à mão. Agora o sistema divide automaticamente esses contratos em negócios separados no CRM, para que cada evento tenha seu próprio registro, seus próprios valores e sua própria progressão no pipeline, sem perder a rastreabilidade até o contrato original.
Criação automática de faturas

Assim que um contrato é confirmado como assinado, a fatura correspondente é gerada automaticamente na plataforma de contabilidade com os dados do negócio que já estão no CRM. Isso elimina a redigitação de informações entre sistemas, encurta o intervalo entre fechar o negócio e faturar o cliente e acaba com os erros de transcrição que a criação manual de faturas inevitavelmente produz.
Automação do fluxo de vendas

Um conjunto de automações dispara as ações certas no CRM conforme contratos e negócios mudam de estado, movendo registros entre etapas, atualizando campos e acionando o próximo passo do processo no momento certo. Com isso, a coreografia operacional de uma venda funciona sozinha, e a equipe comercial dedica seu tempo ao relacionamento com clientes e ao fechamento, e não à burocracia.
Integridade dos dados entre sistemas

As integrações foram construídas com um mapeamento cuidadoso de campos entre o CRM, a plataforma de documentos e o sistema contábil, para que os dados de negócios, clientes e contratos permaneçam consistentes onde quer que sejam lidos. O CRM continua sendo a fonte única da verdade do pipeline comercial, com os registros financeiros e de contratos refletindo-o com precisão, sem divergir com o tempo.
Entrega em fases, com mínima interrupção

O trabalho foi entregue em três fases, cada uma colocando em uso um conjunto funcional de automações antes do início da seguinte. Isso gerou valor para o cliente desde cedo, permitiu que a equipe se adaptasse a cada mudança e manteve a operação de vendas funcionando sem interrupções durante um calendário de eventos intenso.

Desafio

O grupo opera um calendário exigente de eventos em vários territórios, e a equipe comercial gerencia um volume considerável de negócios e contratos a todo momento. Os sistemas que usavam eram capazes e consolidados, mas as etapas entre eles eram cobertas por pessoas, e não por software. Alguém precisava acompanhar quais contratos tinham sido enviados e ficar de olho nas vias assinadas que voltavam. Contratos com vários eventos precisavam ser desmembrados manualmente em negócios individuais para que cada feira fosse acompanhada corretamente. As faturas tinham de ser emitidas à mão depois de fechados os contratos, copiando os dados relevantes do CRM. Cada uma dessas etapas era simples isoladamente, mas, multiplicadas por um portfólio em crescimento, consumiam uma parte significativa da semana da equipe, criavam atraso entre fechar um negócio e faturá-lo e geravam exatamente o tipo de dependência manual que se torna um limite para o crescimento. O cliente precisava automatizar o tecido conectivo entre seus sistemas sem mexer nos sistemas em si.

Solução

Em vez de propor uma nova plataforma, a CodeLeap trabalhou dentro do ambiente existente do cliente e construiu a camada de automação que faltava. Integramos as ferramentas de CRM, gestão de contratos e contabilidade num único fluxo conectado, de modo que a assinatura de um contrato dispara a sequência de eventos que deve vir a seguir: o registro no CRM é atualizado, os contratos com vários eventos se desdobram em negócios individuais e a fatura é emitida sem que ninguém precise tocar nela. O trabalho foi definido e entregue em três fases, priorizando as automações de maior impacto imediato na carga de trabalho da equipe e ampliando a cobertura a partir daí. O resultado é uma operação de vendas que dá conta de um volume crescente de negócios e eventos com muito menos esforço manual, passagem mais rápida do negócio fechado à fatura emitida e uma equipe comercial com a atenção voltada para os clientes, e não para o processo.

Stack tecnológica

O trabalho foi entregue como um conjunto de integrações e automações dentro dos sistemas existentes do cliente, escolhidas para ampliar o que eles já usavam em vez de substituí-lo.

Integrações

Pipedrive API, SmartDocs, Xero API
Abordagem

Serviços de automação sob medida com gatilhos orientados a eventos e mapeamento abrangente de campos entre sistemas